Jakie informacje potrzebujecie, aby przygotować ostateczną wycenę projektu?

Do przygotowania ostatecznej wyceny projektu potrzebujemy informacji, które pozwalają określić realny zakres prac, a nie tylko ogólny kierunek działania. Sama informacja o tym, że firma potrzebuje nowej strony, przebudowy obecnego serwisu albo optymalizacji, zwykle nie wystarcza do odpowiedzialnego oszacowania kosztu.

Na początku musimy zrozumieć, jaki cel biznesowy ma realizować projekt. Interesuje nas, dlaczego firma chce zmienić stronę, jakie problemy występują obecnie, co ma się poprawić po wdrożeniu, jakie działania sprzedażowe lub marketingowe strona ma wspierać i po czym będzie można uznać, że projekt zakończył się sukcesem.

Ważne są również informacje o obecnej stronie: jej strukturze, treściach, adresach URL, wynikach SEO, analityce, formularzach, integracjach, panelu administracyjnym, hostingu i ograniczeniach technicznych. Jeżeli strona ma być rozwijana lub migrowana, musimy wiedzieć, które elementy zostają, które wymagają przebudowy, a które powinny zostać usunięte lub zastąpione.

Potrzebujemy także zrozumieć ofertę firmy, grupy docelowe i proces decyzyjny klientów. W projektach B2B istotne jest to, czy strona ma obsługiwać jedną grupę odbiorców, czy kilka różnych segmentów, na przykład zarząd, dział zakupów, sprzedaż, osoby techniczne lub użytkowników końcowych. Od tego zależy struktura strony, liczba podstron, zakres treści, ścieżki użytkownika i sposób komunikacji.

Istotne są również wymagania dotyczące treści i materiałów. Musimy wiedzieć, czy klient posiada obecne treści, prezentacje, oferty, zdjęcia, case studies, materiały sprzedażowe i dokumenty techniczne, czy też trzeba przygotować je od podstaw. Inaczej wycenia się projekt, w którym treści są gotowe i wymagają tylko uporządkowania, a inaczej projekt, w którym trzeba przeprowadzić wywiady, zebrać wiedzę ekspercką i napisać nowe materiały.

Do wyceny potrzebujemy też informacji o funkcjonalnościach i integracjach. Dotyczy to formularzy, modułów, wyszukiwarek, katalogów, wersji językowych, analityki, CRM, narzędzi mailingowych, płatnych wtyczek, dedykowanych rozwiązań WordPress lub innych elementów, które wpływają na zakres projektowy i techniczny.

W bardziej złożonych projektach potrzebne są również informacje organizacyjne: kto po stronie klienta podejmuje decyzje, kto dostarcza materiały, kto akceptuje treści, kto odpowiada za kwestie techniczne i czy w projekt będą zaangażowane dodatkowe działy, takie jak marketing, sprzedaż, IT, zarząd lub osoby produktowe.

Jeżeli tych informacji nie da się zebrać podczas krótkiej rozmowy, rekomendujemy rozpoczęcie od etapu analitycznego, warsztatu lub audytu. Taki etap pozwala uporządkować cele, zidentyfikować problemy, określić priorytety, przygotować rekomendowany zakres i dopiero na tej podstawie przedstawić ostateczną wycenę.

Dzięki temu wycena nie opiera się na ogólnych założeniach, ale na konkretnym zakresie prac. Klient otrzymuje jasność, co zostanie wykonane, dlaczego dany zakres jest rekomendowany, które elementy są priorytetowe, jakie obszary można etapować i jakie decyzje będą potrzebne przed rozpoczęciem realizacji.