Czy po spotkaniach otrzymujemy podsumowanie ustaleń, decyzji i kolejnych kroków?

Po ważnych spotkaniach przygotowujemy podsumowanie ustaleń, decyzji i kolejnych kroków. Dotyczy to szczególnie spotkań, podczas których zapadają decyzje projektowe, omawiane są zmiany zakresu, ustalane są zadania po stronie klienta albo pojawiają się kwestie wymagające dalszej analizy.

Podsumowanie może obejmować: najważniejsze decyzje, otwarte pytania, zadania do wykonania, osoby odpowiedzialne, terminy, materiały do dostarczenia oraz kwestie wymagające akceptacji. Najczęściej przesyłamy je mailowo, aby miało uporządkowaną formę i mogło służyć jako punkt odniesienia w dalszej pracy.

W przypadku bardziej złożonych spotkań, za zgodą klienta, możliwe jest również nagranie rozmowy i przygotowanie dokładniejszego podsumowania na tej podstawie. Jest to szczególnie pomocne wtedy, gdy w spotkaniu uczestniczy kilka działów albo omawiane są decyzje mające wpływ na dalszy zakres projektu.

Dokumentowanie ustaleń ogranicza ryzyko nieporozumień. Dzięki temu po spotkaniu obie strony wiedzą, co zostało ustalone, kto za co odpowiada i jakie działania powinny zostać wykonane przed kolejnym etapem.